ERP Optimierung & Neu-Einführung

ERP Optimierung
Im Anschluss an erfolgreiche Definition von verbesserten Soll-Prozessen in Lean Factory und Lean Administration Projekten erfolgt deren Umsetzung im Tagesgeschäft. Diese bedingt oft auch eine angepasste Arbeitsweise mit dem ERP-System. Mit unserem langjährigen ERP-Best-Practice-Knowhow unterstützen wir Sie dabei, neue Abläufe im Rahmen Ihrer bestehenden Installation zu testen und wenn nötig, zusätzliche Anforderungen an die Parametrisierung zu spezifizieren.

ERP Neueinführung
Nach 8-10 Jahren sind ERP-Systeme in der Regel so veraltet, dass sie vom Anbieter nicht mehr gepflegt werden, oder neue Anforderungen an die Prozesse mit der alten Software nicht mehr erfüllt werden können. Somit wird ein Major Release-Wechsel oder gar ein Anbieter-Wechsel nötig.

Wir bieten Ihnen Sicherheit durch Fachkompetenz. Sei es über die Einbindung als ERP-Berater, oder auf der Stufe Leitung des Einführungsprojekts, aufgrund unserer Erfahrung und Unabhängigkeit gegenüber den Anbietern vertreten wir zum einen genau die Interessen Ihres Unternehmens und zum anderen kennen wir die Stärken und Schwächen der ERP-Anbieter. Wir können Ihnen bereits in der Angebotsphase signifikante Beträge einsparen, denn die Transparenz und Vergleichbarkeit angebotener Module, Lizenzmodelle und Systemfunktionen ist keineswegs frei von Kostenfallen.

Prozessmodellierung
Falls nicht bereits erfolgt, wäre der Beginn eines ERP-Projektes der ideale Zeitpunkt, die Prozesse des Unternehmens aufzunehmen und bekannte Stärken, Schwächen und nicht erfüllte Funktionen zu dokumentieren. Getreu dem Lean-Ansatz „Vermeiden von Verschwendung“ wollen wir dabei nicht Ordner voll Prozessdarstellungen generieren, die zum Schluss in Schränken lagert. Bei der Analyse der typischerweise 20-30 Kernprozesse erkennen wir als erfahrene Berater, welche davon im Rahmen der ERP-Standard-Funktionalitäten abgedeckt sind (die meisten). Für diese reicht ein Basis-Flowchart ergänzt mit Leistungsdaten als Basis für die Modulauswahl und den Aufbau der Testumgebung. Vermehrte Aufmerksamkeit und Dokumentationsbedarf liegt bei branchenspezifischen Anforderungen oder Themen die nicht zum Auftragsabwicklungskern gehören, z.B. Chargen- und Serial Nummern-Verwaltung, Konsignationslagerverwaltung, Betriebsdatenerfassung, Langfrist- und Prognoseplanung usw. Als Spezialfunktionen gelten auch alle Rücklieferungs- oder Stornoprozesse, die im Bedarfsfalle auch funktionieren müssen.

Lastenheft, Ausschreibung, Auswahl
Die typischen 20-30 Kernprozesse sowie branchenspezifischen Anforderungen fliessen nun mit den erforderlichen Leistungsdaten in ein Lastenheft ein. Eine bekannte Problematik ist, dass die Anwender im Vorfeld eines ERP-Projektes dazu ermuntert werden, allerlei wünschenswerte individuell zugeschnittene Einzelfunktionen zu formulieren für das Lastenheft. Davon raten wir ab, ERP-Systeme sind heute „Fertigprodukte“ zwar in gewissem Umfang parametrierbar aber in der Kernfunktionen doch fixiert. Wir empfehlen, möglichst nahe an diesen Standards zu bleiben und dies als Chance wahrzunehmen, die neuen Prozesse so einfach wie möglich zu gestalten. Je einfacher sie sind, desto aufwandsoptimierter können sie sein.
Das Lastenheft wird noch ergänzt mit den Vorgaben zur Strukturierung der Angebote zwecks besserer Vergleichbarkeit. Diese Ausschreibungsunterlagen können nun an potenzielle Anbieter versendet werden. Die Auswahl des Anbieters ist der Beginn einer langjährigen Partnerschaft. Wir unterstützen Sie auch in der Auswahlphase bei der Organisation von Workshops mit den Anbietern, die sowohl die Abdeckung der Anforderungen als auch vertragliche und kommerzielle Themen zu Lizenzen Wartung, Service usw. klären.

Test und Vorbereitung Migration
Bereits bei der Aufnahme und Modellierung der Kernprozesse wird die Qualität der vorhandenen Stamm- und Bewegungsdaten bewertet. Für die Migration ins neue ERP-System müssen saubere und nachvollziehbare Ist-Daten zur Verfügung stehen. Die Realität sieht jedoch oft völlig anders aus. Die zur Verfügung stehenden Daten können nicht oder nur teilweise übernommen werden. Oft ist eine aussagekräftige Auswertung der Ist-Daten wegen fehlender Klassifizierung und Konsistenz nur mit viel Aufwand möglich. Es gilt also, im folgenden Aufbau des Testmandanten, nicht nur sämtliche Geschäftsfälle für den Test abzubilden sondern auch die Migrationsregeln und Programme für Stamm- und Bewegungsdaten. In der Testphase treten die ersten Hindernisse auf, Nummernkreise, Belegsteuerungen und Dialogmasken müssen konfiguriert werden, wir unterstützen Sie dabei, den Blick für das wesentliche nicht zu verlieren und alle Musskriterien systematisch und zuverlässig zu testen.

Training, Go-Live, Betreuung Anlauf
Die Key User sind nach der Testphase schon bestens geschult. Wir begleiten das Erstellen von Schulungsunterlagen für die End User, die zugeschnitten sind auf das Training unmittelbar vor dem Go-Live und für die Eingewöhnungsphase. Auch wenn die Datenmigration und das Anlaufen des Produktivbetriebs mehrmals getestet wurde, der Go-Live Zeitpunkt und die ersten Wochen danach sind zweifellos die kritischsten Tage im Projekt. Wir betreuen Sie auch in dieser Periode des Übergangs und des Lernens. Mit systematischem Monitoring, stellen wir sicher, dass alle kritischen Buchungen vollständig und korrekt erfolgen.